PhiAcademy hat erfolgreich eine umfassende ERP-Lösung implementiert und migriert, um das veraltete Lagerverwaltungssystem zu ersetzen. Diese Transformation, gemeinsam mit einem erfahrenen Anbieter durchgeführt, steigerte die operative Effizienz, vereinfachte die Auftragsabwicklung und verbesserte das Bestandsmanagement innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten – und positionierte das Unternehmen für zukünftiges Wachstum.

PhiAcademy startete ein geschäftskritisches Projekt, um seine operative Effizienz grundlegend zu verbessern, indem das veraltete Lagerverwaltungssystem durch eine moderne ERP-Lösung ersetzt wurde. Ziel war es, die Abläufe zu optimieren, Automatisierung zu steigern und die Gesamtproduktivität zu verbessern.

Das bestehende Lagerverwaltungssystem ETRON brachte diverse Herausforderungen mit sich, darunter manuelle Auftragsbearbeitung, umständliche Bestandsverwaltung und fehlende technische Integration zur E-Commerce-Plattform. Eine umfassende Marktanalyse in der DACH-Region sowie interne Konsultationen mit Stakeholdern verdeutlichten die Notwendigkeit einer modernen ERP-Lösung, um diese Ineffizienzen zu beseitigen und die Wachstumsambitionen des Unternehmens zu unterstützen.

Zur Auswahl der geeigneten ERP-Lösung folgten wir einem strukturierten Auswahlprozess, abgestimmt auf die Bedürfnisse unseres Kunden. Zunächst wurde der gesamte Prozess der Waren- und Lagerverwaltung analysiert und notwendige Schnittstellen zu anderen Systemen wurden identifiziert. Es wurde eine umfassende Dokumentation erstellt, die eine klare Darstellung der Prozesse, Systemschnittstellen und Interaktionen lieferte. Im zweiten Schritt wurden entlang des Prozesses umfangreiche Anforderungen – funktionale wie nicht-funktionale – gesammelt. Diese Anforderungen wurden in Use Cases dokumentiert und mit dem Kunden sowie internen Vertreter:innen abgestimmt, um ein einheitliches Verständnis sicherzustellen. Das Ergebnis war ein ganzheitliches Anforderungsdokument innerhalb der übergreifenden ERP-Dokumentation. Abschließend wurde die Dokumentation finalisiert und einer Qualitätssicherung unterzogen, was zu einem detaillierten Ausschreibungsdokument führte. Auf dieser Basis wurde eine europaweite Ausschreibung durchgeführt, bei der zehn ERP-Anbieter anhand der dokumentierten Anforderungen bewertet wurden. Diese Anbieter wurden auf Grundlage umfassender Marktrecherche und in Zusammenarbeit mit Gartner vorausgewählt. Jeder Anbieter wurde sorgfältig geprüft, um sicherzustellen, dass er den operativen Anforderungen und strategischen Zielen des Unternehmens entspricht. Der Auswahlprozess war gründlich, mit Fokus auf vollständige Systemintegration und Zukunftssicherheit. Zu Beginn wurden die Anforderungen in einen Fragebogen für die Anbieter überführt, um die Einhaltung zentraler Kriterien zu bestätigen. In nachfolgenden Verhandlungsrunden konnten die verbliebenen Anbieter ihre Lösungen präsentieren. In der letzten Phase wurden die erneut ausgewählten Unternehmen eingeladen, ihre finalen Angebote abzugeben. Als Siegerlösung wurde schließlich das Banibis ERP-System ausgewählt.

Von Null auf Produktion in nur sechs Monaten. Die erfolgreiche Ausschreibung und anschließende Implementierung des neuen ERP-Systems führte zu signifikanten Verbesserungen in verschiedenen Bereichen. Die Auftragsabwicklung wurde effizienter, das Bestandsmanagement präziser und die Zahlungsabstimmung reibungsloser. Die Automatisierung von Prozessen reduzierte die manuelle Arbeitsbelastung und minimierte Fehler. Diese Verbesserungen führten zu einem zentralen Ergebnis: kürzere Lieferzeiten – was wiederum die Kundenzufriedenheit deutlich steigerte.

Zukunftspläne, die in nachfolgenden Projekten umgesetzt wurden, umfassten kontinuierliche Verbesserungen sowohl auf technischer als auch auf geschäftlicher Ebene. Technisch planten wir die Einführung einer mobilen App zur vereinfachten Bestandsaufnahme, neue Schnittstellen zu digitalen Zahlungsplattformen wie PayPal und Stripe sowie eine erweiterte Automatisierung über verschiedene Prozesse hinweg. Zusätzlich wurde eine separate Benutzeroberfläche für Verpackungsvorgänge entwickelt, um die Effizienz weiter zu steigern. Auf geschäftlicher Ebene zielten diese Weiterentwicklungen darauf ab, die operative Effektivität zu erhöhen, Fehler zu reduzieren und nachhaltiges Wachstum zu unterstützen – um so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in einem sich wandelnden Markt sicherzustellen.